Beim Erzeugen einer elektronischen Rechnung im XRechnungsformat für die Deutsche Bahn, können Sie sich grundsätzlich an folgendem Vorgehen orientieren.
Drucken Sie im ersten Schritt eine entsprechende Rechnung direkt aus Ihrer Anwendung (ERP, Warenwirtschaft, Office) auf dem virtuellen gotomaxx PDFMAILER Drucker aus.
Es öffnet sich automatisch die Vorschau von gotomaxx PDFMAILER, welche Ihnen das gedruckte Dokument anzeigt.
Rufen Sie jetzt über das Menü auf der linken Seite den Punkt "eRechnung" auf.
Beim ersten Aufruf werden Sie nach einigen Standardeinstellungen gefragt. Stellen Sie dazu für den Versand von eRechnungen an die Deutsche Bahn folgendes ein:
(Das eRechnungsprofil muss auf "XRechnung v1 UBL" eingestellt werden)
Bestätigen Sie mit "Anwenden".
Sie landen nun in der Belegdatenerfassung. Klicken Sie nun oben auf das Einstellungssymbol. Aktivieren Sie dort die "erweiterte Ansicht". Es werden jetzt alle unterstützen Datenfelder angezeigt.
Hier müssen nun alle von der Deutschen Bahn geforderten (und auf Ihrer Rechnung enthaltenen) Belegdaten erfasst werden.
Belegkopfsummen wie z.B. Bruttobeträge, Nettobeträge, Steuern usw. müssen bzw. können im Standard nicht per Hand erfasst werden, da PDFMAILER diese automatisch auf Basis der erfassten Positionen berechnet. Beginnen Sie also am besten mit dem Erfassen der Positionsdaten.
Um die Erzeugen von eRechnungen zu automatisieren, können alle notwendigen Belegdaten auch direkt über Steuerzeichen beim Druck aus Ihrer Anwendung innerhalb des Druckjobs an gotomaxx PDFMAILER mit übergeben werden. Eine Übersicht über alle notwendigen Steuerzeichen finden Sie in der Dokumentation:
https://pm7setup.gotomaxx.com/pdfmailer7_docs/de/controls-xrechnung.html
Nachdem alle notwendigen Belegdaten erfasst wurden (oder automatisch per Steuerzeichen übergeben wurden), können Sie in die Startansicht zurückkehren (oben Links auf "Start") und das Dokument z.B. über "Favoriten -> E-Mail" per E-Mail versenden.
